PyCon Tre

Conference,marketing,pycon 14 May 2009 | 4 Comments

Auditorium PyCon Tre

Auditorium PyCon Tre

È con grande piacere che inauguro questo blog con un post su un argomento che mi sta molto a cuore. Si è infatti appena conclusa la terza edizione del PyCon Italy, la conferenza sul linguaggio di programmazione Python che contribuisco a organizzare come membro dell’associazione Python Italia.

La prima edizione, nel 2007, è nata dall’idea di voler riproporre in Italia quello che è PyCon negli USA. Quella prima edizione è stata organizzata in meno di 3 di mesi da un gruppo di persone con tanta competenza tecnica e una grande passione ma senza nessuna esperienza di organizzazione di conferenze. Da quel giorno, il comitato organizzatore è cresciuto di numero, ha acquisito esperienza e ha raffinato gli strumenti di coordinamento. Di seguito illustrerò come lavora il comitato, quali idee hanno contribuito al successo dell’evento e cosa ha caratterizzato questa terza edizione.

Un grande successo

Numero di partecipanti a PyCon Italia nelle tre edizioni.

Ogni anno la conferenza ha registrano un numero crescente di partecipanti, di speaker e di sponsor fino ad arrivare al punto che, quello che si è appena concluso, con i suoi quasi 400 partecipanti, è il più grande evento sul Python d’Europa.

Il successo dell’evento è sicuramente dovuto alla passione e alla capacità di tutti gli organizzatori ma soprattutto ad una crescente comunità Python Italiana che ogni anno rinnova l’attenzione verso la conferenza e contribuisce, in modo sempre più attivo, al suo svolgimento. Si registra infatti una sempre maggiore partecipazione nella presentazione dei paper, nelle attività extra conferenza (PyEvents) e, da quest’anno, nel coinvolgimento nella votazione dei talk (la così detta “votazione comunitaria”).

Questa grande attività colpisce in modo particolare se si relaziona alle recenti polemiche che hanno colpito un’altra grande e importante comunità di sviluppatori italiana, quella del Php.

Il successo di questa terza edizione è ancora più evidente se si pensa che si è svolta nel mezzo di una pesantissima crisi economica che ha coinvolto anche l’industria del software limitando, tra l’altro, il budget che le aziende dedicano alle sponsorizzazioni e alla partecipazione alle conferenze.

Inoltre l’evento è avvenuto a soli poche settimane dal terribile terremoto in Abruzzo che ha sconvolto tutto il Paese e che ha probabilmente avuto riflessi negativi sul numero di partecipanti da quella regione e non solo.

La presenza di Guido ha consacrato questa edizione già ricca di ospiti importanti quali: Fredrik Lundh, Raymond Hettinger e Alex Martelli. Quest’ultimo è anche membro dell’associazione Python Italia e uno degli organizzatori dell’evento. Tra gli speaker di quest’anno mi piace ricordare anche il bravissimo Antonio Cangiano e i miei colleghi di Develer: Giovanni, Lorenzo e David.

Nonostante il crescente successo e nonostante che, come organizzatori, siamo maturati molto nel corso di queste edizioni, ogni anno, a circa un mese dalla conferenza, succede sempre qualcosa che getta un alone di preoccupazione sull’esito dell’evento. Questo è infatti il momento più difficile dell’organizzazione, quello in cui sembra che ci saranno pochi partecipanti e in cui gli sponsor non saranno sufficienti a coprire le spese. Ogni anno si arriva persino a pensare di voler annullare l’evento o di ridurre le “feature” (traduzioni simultanee, video, coffe break, ecc.). Forse è una naturale fobia dell’ultimo momento ma è curioso come si presenti regolarmente ogni anno e poi sparisca con la stessa velocità con la quale è arrivata. Cara fobia, ti aspettiamo verso aprile 2010! :)

Il comitato organizzatore

Organizzatori PyCon Tre

Organizzatori PyCon Tre

Gli organizzatori della conferenza sono un gruppo appassionato e fortemente motivato di esperti del settore, molti dei quali si sono conosciuti online poche settimane prima della prima edizioni. Il team è geograficamente distribuito su quasi tutta la penisola (con un paio di eccezioni all’estero) e quindi tutto il coordinamento avviene online. Dato che tutti gli organizzatori provengono dal mondo dello sviluppo di software è venuto naturale adottare i tool di collaborazione tipici dei progetti software quali mailing-list, irc e wiki. Inoltre per la stesura del budget e per gli altri documenti amministrativi vengono usati i Google docs mentre il lavoro più grosso viene svolto da un gestionale sviluppato ad hoc per l’evento da Softwell.

La mailig list è il centro della macchina organizzatrice, il “posto” dove viene discusso di tutto: dalla scelta degli keynote al menù dei pranzi. La lista è usata come nei tipici progetti software open source: con lunghi thread e, qualche volta, con alcuni flame :)

Se la mailing-list e il canale di comunicazione preferenziale e il “giornale di bordo” dell’organizzazione, irc è usato per veloci discussioni di gruppo o per affrontare eventuali problemi tecnici urgenti.

Tutta la documentazione viene mantenuta su un wiki del quale tutti gli organizzatori hanno accesso sia in lettura che in scrittura. Nel wiki vengono mantenuti i contatti degli organizzatori e dei potenziali sponsor, le bozze dei comunicati stampa, il mansionario, ecc.

La preparazione dell’evento richiede molto tempo e numerose competenze e sarebbe utile poter contare su forze aggiuntive ma l’introduzione di nuovi organizzatori non è semplice. Penso che molti appassionati di Python sarebbero lieti di poter dare una mano ma, ad oggi, non è stata definita un policy precisa per l’adozione di nuovi collaboratori e questo è un vero spreco di energia potenziale. Spero che riusciremo a cambiare qualcosa da questo punto di vista entro la prossima edizione.

Il programma della conferenza

Guido Van Rossum

Guido Van Rossum a PyCon Tre – 10 Maggio 2009

La composizione del programma è uno dei compiti più difficile da assolvere. Non e infatti facile capire quali sono gli argomenti più interessanti e gli speaker più coinvolgenti. Bisogna inoltre individuare se ci sono sovrapposizioni tra gli argomenti ed equilibrare i talk che vengono programmati negli stessi orari in sale diverse.

La maggior parte dei talk vengono accolti tramite un Call For Paper che illustra quali sono gli argomenti che vorremmo veder trattare e le modalità di presentazione delle proposte. Questo metodo ci consente di raccogliere più argomenti di quanti riusciamo ad inserirne nel programma definitivo e quindi siamo costretti a rifiutare alcuni paper. Se da una parte questo può sembrare uno spreco, dall’altra, garantisce un livello minimo di qualità degli argomenti.

Fino alla precedente edizione erano gli stessi organizzatori a selezionare i talk più interessanti ma, da quest’anno, abbiamo introdotto un’interessante novità: la votazione comunitaria. La comunità stessa è stata chiamata a votare sui proposal che sono stati presentati e a scegliere quelli di maggior interesse. Chi ha acquistato il biglietto prima di una certa data ha avuto diritto a votare per gli argomenti che, a suo giudizio, erano più interessanti tra i 40 paper che l’associazione ha ricevuto. Le scelte raccolte sono state passate per l’algoritmo di Schulze che ha decretato in modo imparziale il verdetto finale. I 10 talk meno votati sono sono stati scartati ma tutti gli organizzatori sperano che questo non abbia scoraggiato i potenziali speaker a riprovarci l’anno prossimo. I votanti sono stati circa 70 cioè quasi il 20% del totale dei partecipanti; direi quindi che il loro giudizio è abbastanza rappresentativo.

Dalla votazione sono stati esclusi i talk degli ospiti che l’associazione ha esplicitamente invitato a parlare (come Guido ad esempio) e i talk degli sponsor che, pagando, si sono guadagnati il diritto al loro slot nel programma.

Un’altra novità introdotta quest’anno è la prova dei talk. Non tutti gli speaker sono professionisti e alcuni parlavano in pubblico per la prima volta. Per questo motivo abbiamo organizzato delle prove la mattina prima dell’inizio della conferenza durante le quali gli speaker hanno avuto la possibilità di “scaldarsi” davanti ad un pubblico ridotto e di ricevere consigli da speaker più esperti. Tra gli altri volontari a dare consigli c’era anche Alex Martelli che è uno speaker di grandi capacità e che sicuramente può dare degli ottimi suggerimenti. L’iniziativa sembra essere stata molto apprezzata e sicuramente verrà riproposta alla prossima edizione.

Marketing

Come si fa a riunire quasi 400 persone in un solo posto? Una risposta possibile è di approntare una buona campagna di marketing. Questo è vero in generale ma non è stato necessario per PyCon. La comunità Python italiana infatti è molto interessata all’evento e l’associazione non ha dovuto fare molto sforzo per coinvolgere il pubblico. A differenza di altri eventi del settore, infatti, non è stata messa in campo nessun forma di pubblicità esplicita ma ci si è basati soprattutto sul passaparola. Gli strumenti di comunicazione che sono stati adottati sono:

  • Sito internet: Il sito della conferenza è la principale risorsa di comunicazione verso i potenziali partecipanti all’evento. Gode di buona visibilità, ottiene oltre 35K accessi/anno e vanta un Google rank di 6/10.
  • Blog: Il blog potrebbe essere un ottimo canale di comunicazione ma, in effetti, è stato sfruttato poco ed è stato usato per le sole comunicazioni “importanti” e non per una e vera campagna di comunicazione. Speriamo che i 100 subscribers riportati da Feedburner non si siano annoiati troppo :)
  • Newsletter: Anche la newsletter è stata sfruttata poco. Come per il Blog, i 216 iscritti alla newsletter hanno ricevuto solo pochissime comunicazioni importati.
  • Twitter: Anche i 107 followers di Twitter si saranno sentiti molto soli date le pochissime comunicazione che sono passate.
  • Chat: Da quest’anno abbiamo introdotto la chat sul sito appoggiandoci a Hab.la, un servizio gratuito che si è rivelato veramente molto ben fatto, semplice da usare e, soprattutto, apprezzato dagli utenti.
  • SMS: Inviare SMS non è un metodo di comunicazione che avevamo previsto di usare ma, il giorno di inizio della conferenza, abbiamo avuto il dubbio che qualcuno potesse aver capito male quale era la sede dell’evento e abbiamo pensato di affidarci ad un servizio online di invio SMS per comunicare istantaneamente con i partecipanti. Penso che non verrà più usato in futuro e, anzi, spero che non ce ne sarà bisogno visto che vorrebbe dire dover fronteggiare un’emergenza.

Gestione economica

Organizzare un evento come PyCon richiede molti finanziamenti e una gestione molto attenta dei costi. Le principali forme di finanziamento sono:

  • Biglietti: l’ultima edizione ha ricavato circa K€22 dalla vendita dei biglietti. Questa somma può sembrare alta ma bisogna considerare che molti biglietti non coprivano nemmeno le spese vive (pasti, gadget, wifi, ecc.). Ad esempio i €33 (più iva) pagati dagli studenti non coprono i €52 dei pranzi e coffe break.
  • Sponsor: gli oltre 20 sponsor hanno finanziato con circa K€26 questa edizione della conferenza. Le aziende sono molto attratte, oltre che dalla generica visibilità, anche dalla sessione di recruiting e dalla possibilità di tenere talk sponsorizzati senza passare dal filtro della votazione comunitaria.
  • Patronato PSF: Python Software Foundation finanzia i vari eventi dedicati a Python nel mondo. La ringraziamo per i circa K€2,5 donati per PyCon Italia e per il patrocinio morale che dà all’evento.
  • Quote associative: durante la conferenza abbiamo accolto nuovi soci nell’associazione Python Italia e ricevuto le quote associative di €10 da vecchi e nuovi soci. Questo ha generato circa K€1 di introiti.
  • Volontariato: come accade per molte no-profit, anche l’Associazione di Promozione Sociale “Python Italia” può contare su molto lavoro volontario. Considerando il tempo dedicato da Develer (la mia azienda) e conoscendo il lavoro svolto dagli altri soci, posso stimare che il valore totale del lavoro volontario si aggiri tra i K€20 e i K€30. Si tratta ovviamente solo di cifre indicative dato che nessuno viene pagato per il lavoro svolto ma direi che sono abbastanza attendibili.

Tutti questi finanziamenti, le cui cifre sono IVA esclusa, vengono interamente spese per la realizzazione dell’evento. Infatti, a differenza di un’azienda privata, non c’è nessun interesse ad accantonare degli utili e quindi tutti i fondi disponibili vengono usati per massimizzare i servizi offerti durante la conferenza.

La precedente edizione aveva anche usufruito della disponibilità gratuita del Salone dei Cinquecento a Palazzo Vecchio nel quale è stato svolto il keynote di apertura di Richard Stallman. Questo contributo gratuito aveva però comportato maggiori costi per l’installazione del sistema di traduzione simultanea e quindi quest’anno si è deciso di non sfruttare l’ospitalità del Comune di Firenze che, comunque, ha fornito il suo patrocinio morale all’evento.

Visti i finanziamenti ottenuti, ci si potrebbe chiedere come abbiamo speso i soldi. Ecco un elenco delle maggiori voci di spesa:

  • Sale: si è deciso di svolgere la conferenza a Firenze perché è centrale in Italia e abbastanza ben servita da autostrade, ferrovie e linee aeree. Inoltre Develer (che è di Firenze) mette a disposizione molta forza lavoro dedicata agli aspetti logistici della conferenza e quindi è venuto naturale svolgere l’evento in questa città. Abbiamo poi pensato di trovare un centro congressi che fosse vicino alla stazione dei treni e che fosse in una zona centrale in modo che i visitatori potessero associare a PyCon un piacevole soggiorno in una città d’arte. Date queste condizioni, dopo lunghe ricerche, abbiamo trovato che l’hotel Laurus è l’unico in grado di ospitare un evento per 400 persone e che dispone di 3 sale (una per ciascuna track) con impianto audio/video. La scelta è stata quasi obbligatoria e i circa K€11 spesi per l’hotel sono comunque inferiori a quelli offerti da strutture con analoghe caratteristiche come il bellissimo Palazzo dei Congressi.
  • Catering: su questo punto siamo stati costretti ad accettare le condizioni dell’albergo. Gli Hotel infatti, in genere, impongono il proprio servizio di ristorazione e non consentono alla concorrenza di competere. Se abbiamo poco magine di trattativa e di scelta, siamo però fortunati perché il cuoco è molto bravo e, con i suoi piatti, fa di tutto per farci dimenticare gli oltre K€18 di costo.
  • Traduzione: questa voce di spesa è stata aggiunta in occasione della precedente edizione e confermata quest’anno. Si rende purtroppo necessaria perché molti non sarebbero in grado di seguire i talk in lingua inglese. Il costo è di oltre K€3.
  • Gadget: borse, blocchi, penne, libretti, lacciocollo, ecc. Tutti piccoli accessori di contorno alla conferenza ma che erodono circa K€5 del budget a disposizione.
  • Altri costi: questi sono i principali costi che vengo sostenuti dall’associazione ma ce ne sono molti altri come: hostess, commercialista, rimborsi spesa, biglietti gratuiti, commissioni PayPal, tecnico audio/video, grafico, ecc.

Penso che l’associazione dovrebbe esplicitare maggiormente il proprio bilancio magari rendendolo disponibile sul sito. Sarebbe un elemento di trasparenza per tutti i partecipanti.

Finisco questo post mandando un saluto a tutti i partecipanti di questa edizione e preannunciando che stiamo pensando di proporre un EuroPython in Italia nei prossimi anni.

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4 Responses on “PyCon Tre”

  1. Grazie molte per questo tuo primo intervento. Ho molto apprezzato la trasparenza con cui hai elencato le spese e gli incassi della conferenza e sono d’accordo con te che per eventi di questo tipo varrebbe la pena, a posteriori, scrivere da qualche parte le cifre.

    Sono infatti convinto che questo aiuterebbe a vincere le resistenze che molti hanno quando si tratta di investire per la propria formazione e aiuterebbe anche a sfatare qualche mito.

    A Better Software, la conferenza che ha preceduto PyCon Tre, un ragazzo si è avvicinato e mi ha fatto i complimenti per il mio sito, ma si è anche lamentato che ultimamente non lo aggiorno con molta frequenza.

    “Ma lo capisco” – mi ha confidato – “sicuramente preferisci partecipare come speaker a queste conferenze dove ti pagano”. Non funziona proprio così.

    E’ allora forse il tempo di far capire quanta passione e volontariato ci sia dietro questi eventi, soprattutto quelli nostrani.

    A PyCon Tre non ho purtroppo potuto partecipare (dovevo lavorare!), ma porterò con me i piacevoli ricordi di Better Software, della quale spero ci saranno moltissime edizioni.

    • Simone says:

      Dovremo rendere scaricabile dal sito del pycon il bilancio dell’associazione ma credo che sarebbe poco leggibile da chi non ha studiato economia. I numeri riportati nel post, anche se non esaustivi, sono invece immediatamente comprensibili da chiunque.

      Avevamo anche pensato di tenere un lighting talk al PyCon sull’organizzazione del PyCon stesso ma poi non c’è stato tempo. Questo post dovrebbe comunque coprire gli stessi temi.

      Per quanto riguarda Better Software, è stata una bellissima esperienza anche per noi di Develer che l’abbiamo organizzata e mi ha fatto molto piacere vedere i numerosi feedback positivi sia cartacei che online. Sicuramente, per essere una prima edizione di una conferenza non commerciale (senza vendita di prodotti/servizi durante i talk), ha avuto un buon successo dati gli oltre 140 partecipanti.

  2. Andrea Spadaccini says:

    Ciao, ottimo resoconto di PyCon Tre, mi è piaciuto leggere il “dietro le quinte”.

    Forse questo post andrebbe riproposto sul blog di pycon.it.

    • Simone says:

      Questo post dà un mio punto di vista personale e non è rappresentativo del pensiero dell’associazione. Magari lo potrei “ripulire” un po’ e postarlo sul blog di PyCon.

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